«Reunionitis» – Reunirse más no siempre es trabajar mejor.

Cuando las reuniones no ayudan a avanzar

Las reuniones son parte de la vida organizacional y las instituciones educativas no son la excepción. Hay encuentros de equipo, reuniones de ciclo, espacios pedagógicos, conversaciones con familias. En principio, una reunión debería ser un espacio valioso para pensar juntos, ordenar prioridades y construir acuerdos.

Sin embargo, no siempre sucede así. A veces el encuentro termina y queda la sensación de que se habló mucho, aparecieron varios temas importantes, pero no quedó claro qué se decidió, quién continuará cada tarea o cuál será el próximo paso.

Cuando esto se repite, las reuniones dejan de ser una herramienta de gestión y empiezan a convertirse en una fuente de desgaste para los equipos.

Antes de seguir te cuento el recorrido de este artículo:

• Miramos: qué sucede cuando las reuniones pierden sentido.
• Pensamos: por qué la “reunionitis” desgasta a los equipos.
• Aplicamos: criterios simples para decidir cuándo reunirse y cómo cerrar con acuerdos claros.

La reunión como espejo – Idea clave

Una reunión no es solo un trámite de agenda. También muestra cómo una institución conversa, decide, prioriza y sostiene lo que acuerda. En ese sentido, revisar la forma en que nos reunimos también es revisar la forma en que lideramos.

Una buena reunión no es la que permite hablar de todo. Es aquella de la que se sale con más claridad que al entrar.

La “reunionitis”. Cuando reunirse reemplaza a decidir.

Habrás escuchado muchas veces este término. En el ámbito de la salud, «-itis» significa inflamación. Entonces, ¿qué es «reunionitis»? Es una inflamación de agenda institucional. Una dinámica en la que los encuentros se multiplican, consumen energía y terminan sustituyendo acciones concretas.

Búsqueda en el diccionario imaginario

reunionitis : Del latín -itis f. coloq.

1. Inflamación de la agenda institucional caracterizada por la convocatoria excesiva y desordenada de reuniones.
2. Trastorno que consiste en sustituir la toma de decisiones efectivas por conversaciones circulares e interminables.
3. Práctica que drena la energía, dispersión recurrente con reaparición de los mismos temas sin cierres claros.

Transformar esta inercia quizá implique un cambio en la narrativa y la cultura. Cada reunión debería cuidar el tiempo y justificar el esfuerzo que pide. No desde una mirada productiva solamente, sino desde una lógica de cuidado profesional.

Asistir a una reunión porque sí, porque «toca hacerla», sin saber para qué nos encontramos, deja de ser una herramienta y se transforma en una forma elegante de cumplir.

Peter Drucker ya lo planteó . Uno puede trabajar o puede reunirse, pero no puede hacer ambas cosas. La reunión no es el trabajo en sí mismo; es un medio para coordinarlo, pensarlo, revisarlo o decidirlo.

Un pequeño gran cambio podría ser adelantar los temas al equipo, enviar agenda o materiales de lectura previa. Esto puede devolverle la responsabilidad profesional a cada participante y permite que el tiempo presencial se use para construir.

Tipos de reuniones

Para afinar el propósito y convocar a una reunion, adecuando las expectativas, es importante distinguir los tipos de encuentros que generalmente se dan en las instituciones:

• Reuniones informativas: Para transmitir directivas o coordinar logística inmediata. Deben ser cortas y gran parte de su contenido puede adelantarse.
• Reuniones de debate: Para recoger opiniones, analizar problemáticas o generar ideas pedagógicas. El foco es el intercambio y la participación.
• Reuniones de toma de decisiones y acuerdos: Su objetivo es resolver acciones, evaluar opiniones, elegir , definir responsables y fijar plazos de ejecución.
• Reuniones para fomentar el trabajo en equipo. Son para fortalecer lazos, comunicación y confianza.

Saber de antemano a qué tipo de reunión convocamos ayuda a que el equipo sepa qué se espera de ellos.

Si esta reflexión te ayudó a pensar tu práctica o el trabajo de tu equipo, podés compartirla con otro docente o directivo.

Para llevar a la práctica. Tres señales para observar

Antes de sumar una reunión a la agenda, puede ser útil detenerse y preguntar: ¿Para qué necesitamos reunirnos? Si el objetivo es informar algo sencillo, quizás alcanza con un mensaje claro. Si se necesita recoger una opinión puntual, puede resolverse con una consulta breve. Si la decisión corresponde a una persona o a un rol específico, convocar a todo el equipo puede ser una forma de evitar asumir esa responsabilidad.

Y si no hay agenda, materiales previos o claridad sobre el propósito, quizás la reunión todavía no está lista para suceder. Evitar una reunión innecesaria también puede ser una forma de cuidar al equipo.

Cuando una reunión no está funcionando, suelen aparecer señales bastante reconocibles.

• La primera es que lo importante queda para el final. Se dedica mucho tiempo a temas secundarios y, cuando aparece el asunto central, ya no queda energía ni tiempo suficiente para abordarlo con profundidad.
• La segunda es que nadie sabe exactamente qué tiene que hacer después. La conversación puede haber sido amable o participativa, pero si termina sin responsables, plazos ni acuerdos concretos, la acción se diluye.
• La tercera es que los mismos temas vuelven una y otra vez. Se discuten, parecen cerrarse, pero reaparecen en la siguiente reunión como si nada hubiera sido acordado.

Cuando una reunión termina sin decisiones, responsables o próximos pasos, probablemente no terminó, solo se pausó hasta el próximo encuentro.

Herramientas para acompañar procesos. Cuando una reunión necesita estructura

En educación es fundamental generar espacios para pensar juntos, intercambiar ideas, revisar prácticas y sostener acuerdos pedagógicos. Por eso, sostener las reuniones es muy importante. Si una reunión es necesaria, lo que la hace exitosa es contar con una estructura.

Una reunión con propósito ayuda a ordenar la conversación. Una agenda posible evita la dispersión. La selección adecuada de participantes cuida el tiempo de todos. Una buena moderación permite sostener el foco. Y un cierre con acuerdos escritos transforma lo conversado en una acción posible.

La diferencia entre una reunión que desgasta y una reunión que ordena muchas veces está en el antes y en el después: cómo se prepara, para qué se convoca, qué se decide y cómo se sostiene lo acordado.

Herramientas en acción

• PROPÓSITO CLARO. Antes de convocar, definir qué se espera lograr: informar, decidir, construir acuerdos, revisar avances o resolver una situación.
• AGENDA POSIBLE. No todo puede tratarse en un mismo encuentro. Elegir pocos temas y darles el tiempo necesario mejora la calidad de la conversación.
• ROLES DEFINIDOS. Toda reunión necesita alguien que modere, alguien que registre acuerdos y personas convocadas por una razón concreta.
• CIERRE CON ACUERDOS. Una reunión debería terminar con decisiones, responsables, plazos y una forma de seguimiento.

Equipos directivos y liderazgo. De ocupar agenda a cuidar el tiempo institucional

En los equipos de conducción, revisar las reuniones puede ser especialmente transformador. Un directivo no solo gestiona tareas, también sostiene conversaciones, interpreta tensiones, prioriza demandas y construye cultura institucional. Por eso, la reunión es un lugar donde el liderazgo se vuelve visible. Allí se nota si hay foco, si hay escucha, si las decisiones se diluyen o si los acuerdos se sostienen.

Un liderazgo cuidadoso no se mide por la cantidad de reuniones que convoca, sino por la calidad de los espacios que habilita. A veces, liderar también implica transformar la narrativa instalada y decir si esta reunión hace falta o no, si este tema puede resolverse de otro modo, si esta decisión necesita un responsable claro o si este encuentro requiere lectura previa de los temas.

Reunirse más no significa trabajar mejor. Trabajar mejor, muchas veces, empieza por conversar con más foco, decidir y sostener mejor lo acordado.

Cuidar las reuniones es cuidar el tiempo, la energía y la confianza de los equipos.

Para seguir pensando

¿Qué reunión podrías revisar esta semana para que el tiempo compartido se convierta en acuerdos más claros y acciones sostenidas?

**Para realizar este artículo nos basamos en el siguiente material: Colección arcixFormación, Habilidades Directivas I: Reuniones Eficaces – Escuelas Inteligentes